Pernahkah Anda merasa kesulitan dalam menulis surat kiriman rasmi? Jika ya, Anda tidak sendirian. Banyak orang yang merasa kesulitan dalam menulis surat kiriman rasmi, terutama jika mereka tidak terbiasa dengan format dan gaya penulisan surat rasmi.
Kesulitan dalam menulis surat kiriman rasmi sering kali disebabkan oleh beberapa hal, seperti:
- Kurangnya pengetahuan tentang format dan gaya penulisan surat rasmi.
- Kurangnya penguasaan bahasa Indonesia yang baik dan benar.
- Kurangnya latihan dalam menulis surat kiriman rasmi.
Surat kiriman rasmi adalah surat yang digunakan untuk menyampaikan informasi atau berita resmi dari suatu instansi atau organisasi kepada instansi atau organisasi lain. Surat kiriman rasmi biasanya ditulis dengan format dan gaya bahasa yang baku dan resmi.
Secara umum, surat kiriman rasmi memiliki beberapa bagian, yaitu:
- Kepala surat: Bagian ini berisi nama dan alamat instansi atau organisasi yang mengirim surat.
- Tanggal: Bagian ini berisi tanggal penulisan surat.
- Nomor surat: Bagian ini berisi nomor surat yang digunakan untuk mengidentifikasi surat tersebut.
- Lampiran: Bagian ini berisi daftar dokumen atau berkas yang dilampirkan pada surat tersebut.
- Perihal: Bagian ini berisi pokok permasalahan atau tujuan dari penulisan surat tersebut.
- Isi surat: Bagian ini berisi uraian lengkap tentang pokok permasalahan atau tujuan dari penulisan surat tersebut.
- Penutup: Bagian ini berisi ucapan terima kasih atau harapan dari penulis surat kepada penerima surat.
- Tanda tangan: Bagian ini berisi tanda tangan dan nama lengkap penulis surat.
Dengan memahami format dan gaya penulisan surat kiriman rasmi, serta dengan berlatih menulis surat kiriman rasmi secara rutin, Anda akan dapat menulis surat kiriman rasmi dengan baik dan benar.
Karangan Jenis Surat Kiriman Rasmi
Surat kiriman rasmi adalah sejenis surat yang digunakan untuk berkomunikasi secara formal antara pihak-pihak tertentu, seperti antara pemerintah dan masyarakat, antara perusahaan dan pelanggan, atau antara lembaga pendidikan dan orang tua siswa. Isi surat kiriman rasmi biasanya berkaitan dengan masalah resmi atau administrasi, seperti pemberitahuan, permohonan, laporan, undangan, atau ucapan terima kasih.
Ciri-Ciri Surat Kiriman Rasmi
Surat kiriman rasmi memiliki beberapa ciri khusus, yaitu:
Menggunakan bahasa yang formal dan baku sesuai EYD.
Menggunakan kop surat instansi atau organisasi yang mengirim surat.
Memuat nomor surat, tanggal surat, perihal surat, lampiran (jika ada), dan alamat tujuan surat.
Menggunakan format penulisan yang baku, seperti alinea, paragraf, dan tanda baca yang tepat.
Ditandatangani oleh pihak yang berwenang.
-
Tujuan Surat Kiriman Rasmi
Surat kiriman rasmi memiliki beberapa tujuan, antara lain:
Menyampaikan informasi atau pemberitahuan resmi.
Mengajukan permohonan atau permintaan.
Memberikan laporan atau penjelasan.
Mengundang atau mengajak seseorang untuk menghadiri acara atau kegiatan tertentu.
Mengucapkan terima kasih atau penghargaan.
Jenis-Jenis Surat Kiriman Rasmi
Surat kiriman rasmi dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, yaitu:
Surat Permohonan
Surat permohonan adalah surat yang dibuat untuk mengajukan permohonan atau permintaan kepada pihak tertentu. Misalnya, surat permohonan pekerjaan, surat permohonan beasiswa, surat permohonan izin, surat permohonan bantuan, dan sebagainya.
Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan adalah surat yang dibuat untuk menyampaikan informasi atau pemberitahuan resmi kepada pihak tertentu. Misalnya, surat pemberitahuan kenaikan harga, surat pemberitahuan perubahan jadwal, surat pemberitahuan acara atau kegiatan, dan sebagainya.
Surat Laporan
Surat laporan adalah surat yang dibuat untuk menyampaikan laporan atau penjelasan tentang suatu kegiatan atau kejadian kepada pihak tertentu. Misalnya, surat laporan keuangan, surat laporan kinerja, surat laporan hasil penelitian, dan sebagainya.
Surat Undangan
Surat undangan adalah surat yang dibuat untuk mengundang atau mengajak seseorang untuk menghadiri acara atau kegiatan tertentu. Misalnya, surat undangan rapat, surat undangan seminar, surat undangan workshop, dan sebagainya.
Surat Ucapan Terima Kasih
Surat ucapan terima kasih adalah surat yang dibuat untuk menyampaikan ucapan terima kasih atau penghargaan kepada pihak tertentu. Misalnya, surat ucapan terima kasih kepada sponsor, surat ucapan terima kasih kepada donatur, surat ucapan terima kasih kepada pelanggan, dan sebagainya.
Unsur-Unsur Surat Kiriman Rasmi
Surat kiriman rasmi memiliki beberapa unsur penting, yaitu:
Kop surat
Kop surat adalah bagian paling atas surat yang memuat identitas instansi atau organisasi yang mengirim surat.
Nomor surat
Nomor surat adalah nomor yang diberikan kepada setiap surat untuk memudahkan pencatatan dan pencarian surat.
Tanggal surat
Tanggal surat adalah tanggal saat surat dibuat atau dikeluarkan.
Perihal surat
Perihal surat adalah bagian yang menjelaskan maksud atau tujuan dari surat tersebut.
Alamat tujuan surat
Alamat tujuan surat adalah alamat pihak yang dituju oleh surat tersebut.
Salam pembuka
Salam pembuka adalah ucapan salam yang digunakan untuk mengawali surat.
Isi surat
Isi surat adalah bagian yang memuat pesan atau informasi yang ingin disampaikan kepada pihak tujuan surat.
Salam penutup
Salam penutup adalah ucapan salam yang digunakan untuk mengakhiri surat.
Tanda tangan dan nama jelas
Tanda tangan dan nama jelas pengirim surat adalah bagian yang menunjukkan identitas pengirim surat.
Format Surat Kiriman Rasmi
Format surat kiriman rasmi secara umum adalah sebagai berikut:
- Kop surat
- Nomor surat
- Tanggal surat
- Perihal surat
- Alamat tujuan surat
- Salam pembuka
- Isi surat
- Salam penutup
- Tanda tangan dan nama jelas
Contoh Surat Kiriman Rasmi
Berikut ini adalah contoh surat kiriman rasmi:
Surat Permohonan Bantuan Dana
Nomor : 001/SMK/2023
Tanggal : 1 Januari 2023
Perihal : Permohonan Bantuan Dana
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan PT XYZ
di tempat
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini,
Nama : [Nama Anda]
Jabatan : [Jabatan Anda]
Alamat : [Alamat Anda]
Dengan ini mengajukan permohonan bantuan dana untuk kegiatan pembangunan gedung sekolah baru SMK Negeri 1 [Nama Kota].
Seperti yang Bapak/Ibu ketahui, SMK Negeri 1 [Nama Kota] merupakan salah satu sekolah menengah kejuruan negeri yang berada di daerah terpencil. Sekolah ini memiliki kondisi gedung yang sudah sangat memprihatinkan, sehingga tidak layak untuk digunakan sebagai tempat belajar mengajar.
Oleh karena itu, kami berencana untuk membangun gedung sekolah baru yang lebih layak dan nyaman bagi siswa-siswi SMK Negeri 1 [Nama Kota]. Namun, untuk dapat mewujudkan rencana tersebut, kami membutuhkan bantuan dana dari Bapak/Ibu.
Besar harapan kami, Bapak/Ibu berkenan untuk memberikan bantuan dana kepada SMK Negeri 1 [Nama Kota] sebesar [Jumlah Dana]. Bantuan dana tersebut akan digunakan untuk biaya pembangunan gedung sekolah baru, pembelian peralatan dan perlengkapan sekolah, serta biaya operasional sekolah.
Kami mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya atas perhatian dan bantuan dari Bapak/Ibu. Semoga Allah SWT membalas kebaikan Bapak/Ibu dengan pahala yang berlipat ganda.
Hormat saya,
[Nama Anda]
Kesimpulan
Surat kiriman rasmi merupakan jenis surat yang digunakan untuk berkomunikasi secara formal antara pihak-pihak tertentu. Surat kiriman rasmi memiliki beberapa ciri, tujuan, jenis, unsur, format, dan contoh. Surat kiriman rasmi berfungsi untuk menyampaikan informasi atau pemberitahuan resmi, mengajukan permohonan atau permintaan, memberikan laporan atau penjelasan, mengundang atau mengajak seseorang untuk menghadiri acara atau kegiatan tertentu, dan mengucapkan terima kasih atau penghargaan.
FAQs
- Apa saja ciri-ciri surat kiriman rasmi?
- Menggunakan bahasa yang formal dan baku sesuai EYD.
- Menggunakan kop surat instansi atau organisasi yang mengirim surat.
- Memuat nomor surat, tanggal surat, perihal surat, lampiran (jika ada), dan alamat tujuan surat.
- Menggunakan format penulisan yang baku, seperti alinea, paragraf, dan tanda baca yang tepat.
- Ditandatangani oleh pihak yang berwenang.
- Apa saja tujuan surat kiriman rasmi?
- Menyampaikan informasi atau pemberitahuan resmi.
- Mengajukan permohonan atau permintaan.
- Memberikan laporan atau penjelasan.
- Mengundang atau mengajak seseorang untuk menghadiri acara atau kegiatan tertentu.
- Mengucapkan terima kasih atau penghargaan.
- Apa saja jenis-jenis surat kiriman rasmi?
- Surat Permohonan
- Surat Pemberitahuan
- Surat Laporan
- Surat Undangan
- Surat Ucapan Terima Kasih
- Apa saja unsur-unsur surat kiriman rasmi?
- Kop surat
- Nomor surat
- Tanggal surat
- Perihal surat
- Alamat tujuan surat
- Salam pembuka
- Isi surat
- Salam penutup
- Tanda tangan dan nama jelas
- Apa saja format surat kiriman rasmi?
- Kop surat
- Nomor surat
- Tanggal surat
- Perihal surat
- Alamat tujuan surat
- Salam pembuka
- Isi surat
- Salam penutup
- Tanda tangan dan nama jelas
