Contoh Surat Warning Letter

Bayangkan jika Anda adalah seorang pengusaha dan Anda memiliki karyawan yang tidak disiplin. Mereka sering datang terlambat, tidak menyelesaikan pekerjaan mereka tepat waktu, dan tidak mengikuti instruksi Anda. Apa yang akan Anda lakukan?

Salah satu cara untuk mengatasi masalah ini adalah dengan memberikan surat peringatan kepada karyawan tersebut. Surat peringatan adalah surat resmi yang diberikan kepada karyawan yang telah melakukan pelanggaran terhadap peraturan perusahaan. Surat ini berisi peringatan bahwa karyawan tersebut akan dikenakan sanksi jika mereka terus melakukan pelanggaran.

Surat peringatan biasanya diberikan dalam tiga tahap. Tahap pertama adalah surat peringatan lisan. Tahap kedua adalah surat peringatan tertulis. Tahap ketiga adalah surat peringatan terakhir. Jika karyawan tersebut masih melakukan pelanggaran setelah menerima surat peringatan terakhir, maka mereka dapat dikenakan sanksi berupa pemutusan hubungan kerja.

Surat peringatan merupakan salah satu cara yang efektif untuk mengatasi masalah indisipliner karyawan. Namun, sebelum Anda memberikan surat peringatan, sebaiknya Anda terlebih dahulu melakukan pembinaan dan pengarahan kepada karyawan tersebut. Hal ini bertujuan untuk memberikan kesempatan kepada karyawan tersebut untuk memperbaiki perilaku mereka.

Contoh Surat Teguran

Surat teguran adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh atasan atau pihak berwenang kepada karyawan atau bawahan yang melakukan pelanggaran atau kesalahan dalam pekerjaan. Tujuan dari surat teguran adalah untuk memberikan peringatan dan teguran kepada karyawan atau bawahan tersebut agar tidak mengulangi kesalahannya lagi.

Fungsi Surat Teguran

Surat teguran memiliki beberapa fungsi, antara lain:

• Memberikan peringatan kepada karyawan atau bawahan yang melakukan pelanggaran atau kesalahan dalam pekerjaan.
• Menjelaskan kepada karyawan atau bawahan tersebut tentang kesalahan yang telah dilakukannya.
• Memberikan kesempatan kepada karyawan atau bawahan tersebut untuk memperbaiki kesalahannya.
• Mencegah karyawan atau bawahan tersebut agar tidak mengulangi kesalahannya lagi.
• Sebagai bukti tertulis bahwa karyawan atau bawahan tersebut telah melakukan pelanggaran atau kesalahan dalam pekerjaan.

Struktur Surat Teguran

Surat teguran umumnya memiliki struktur sebagai berikut:

• Kop surat: Kop surat berisi nama dan alamat instansi atau perusahaan yang mengeluarkan surat teguran.
• Nomor surat: Nomor surat adalah nomor urut surat yang dikeluarkan oleh instansi atau perusahaan tersebut.
• Tanggal surat: Tanggal surat adalah tanggal dikeluarkannya surat teguran.
• Perihal: Perihal surat berisi pokok permasalahan yang melatarbelakangi dikeluarkannya surat teguran.
• Kepada: Kepada berisi nama dan jabatan karyawan atau bawahan yang menerima surat teguran.
• Isi surat: Isi surat berisi penjelasan tentang kesalahan yang telah dilakukan oleh karyawan atau bawahan tersebut, serta teguran dan peringatan agar tidak mengulangi kesalahannya lagi.
• Tembusan: Tembusan berisi nama dan jabatan pihak-pihak yang menerima tembusan surat teguran.
• Tanda tangan: Tanda tangan berisi nama dan jabatan pihak yang mengeluarkan surat teguran.

Jenis-jenis Surat Teguran

Surat teguran dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, antara lain:

• Surat teguran lisan: Surat teguran lisan adalah teguran yang diberikan secara langsung oleh atasan atau pihak berwenang kepada karyawan atau bawahan yang melakukan pelanggaran atau kesalahan.
• Surat teguran tertulis: Surat teguran tertulis adalah teguran yang diberikan secara tertulis oleh atasan atau pihak berwenang kepada karyawan atau bawahan yang melakukan pelanggaran atau kesalahan.
• Surat peringatan pertama: Surat peringatan pertama adalah surat teguran yang diberikan kepada karyawan atau bawahan yang melakukan pelanggaran atau kesalahan untuk pertama kalinya.
• Surat peringatan kedua: Surat peringatan kedua adalah surat teguran yang diberikan kepada karyawan atau bawahan yang melakukan pelanggaran atau kesalahan untuk kedua kalinya.
• Surat peringatan ketiga: Surat peringatan ketiga adalah surat teguran yang diberikan kepada karyawan atau bawahan yang melakukan pelanggaran atau kesalahan untuk ketiga kalinya.

Contoh Surat Teguran

Berikut ini adalah contoh surat teguran tertulis yang dapat digunakan sebagai acuan:

[Kop surat]

Nomor : 001/HRD/2023

Tanggal : 10 Januari 2023

Perihal : Teguran Tertulis

Kepada :

[Nama Karyawan]

Jabatan : [Jabatan Karyawan]

Isi Surat :

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami menyampaikan teguran tertulis kepada Bapak/Ibu [Nama Karyawan] atas kesalahan yang telah Bapak/Ibu lakukan pada tanggal [Tanggal Kesalahan].

Pada tanggal tersebut, Bapak/Ibu [Nama Karyawan] telah melakukan kesalahan berupa [Kesalahan yang Dilakukan]. Kesalahan ini telah mengakibatkan [Dampak dari Kesalahan].

Kami sangat menyesalkan kesalahan yang telah Bapak/Ibu [Nama Karyawan] lakukan. Kesalahan tersebut telah melanggar peraturan dan prosedur yang berlaku di perusahaan kami.

Oleh karena itu, kami memberikan teguran tertulis ini kepada Bapak/Ibu [Nama Karyawan] sebagai peringatan agar Bapak/Ibu tidak mengulangi kesalahan yang sama di kemudian hari.

Apabila Bapak/Ibu [Nama Karyawan] mengulangi kesalahan yang sama, maka kami akan mengambil tindakan yang lebih tegas sesuai dengan peraturan dan prosedur yang berlaku di perusahaan kami.

Demikian surat teguran tertulis ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu [Nama Karyawan], kami ucapkan terima kasih.

Tembusan :

• Bapak/Ibu Pimpinan Perusahaan
• Bapak/Ibu Kepala Bagian Personalia
• Arsip

[Tanda Tangan]

[Nama Atasan/Pihak Berwenang]

Jabatan : [Jabatan Atasan/Pihak Berwenang]

Kesimpulan

Surat teguran merupakan salah satu bentuk komunikasi resmi yang digunakan oleh atasan atau pihak berwenang untuk memberikan peringatan dan teguran kepada karyawan atau bawahan yang melakukan pelanggaran atau kesalahan dalam pekerjaan. Surat teguran dapat diberikan secara lisan atau tertulis, tergantung pada jenis pelanggaran atau kesalahan yang dilakukan.

FAQ

1. Apa yang harus dilakukan jika saya menerima surat teguran? Jika Anda menerima surat teguran, sebaiknya Anda membaca surat tersebut dengan seksama dan memahami isi surat tersebut. Setelah itu, Anda harus segera mengambil tindakan untuk memperbaiki kesalahan yang telah Anda lakukan. Anda juga harus meminta maaf kepada atasan atau pihak berwenang yang mengeluarkan surat teguran tersebut.

2. Apa yang terjadi jika saya mengabaikan surat teguran? Jika Anda mengabaikan surat teguran, maka atasan atau pihak berwenang yang mengeluarkan surat teguran tersebut dapat mengambil tindakan yang lebih tegas, seperti memberikan sanksi atau bahkan mengeluarkan Anda dari pekerjaan.

3. Apakah surat teguran dapat dicabut? Surat teguran dapat dicabut jika Anda telah memperbaiki kesalahan yang telah Anda lakukan dan menunjukkan kinerja yang baik dalam pekerjaan. Untuk mencabut surat teguran, Anda harus mengajukan permohonan pencabutan surat teguran kepada atasan atau pihak berwenang yang mengeluarkan surat teguran tersebut.

4. Bagaimana cara menghindari surat teguran? Untuk menghindari surat teguran, Anda harus selalu mentaati peraturan dan prosedur yang berlaku di perusahaan Anda. Anda juga harus bekerja dengan baik dan menunjukkan kinerja yang baik dalam pekerjaan.

5. Apa saja kesalahan yang dapat menyebabkan surat teguran? Kesalahan yang dapat menyebabkan surat teguran antara lain:

   • Melakukan pelanggaran atau kesalahan dalam pekerjaan.
   • Tidak mentaati peraturan dan prosedur yang berlaku di perusahaan.
   • Bekerja dengan tidak baik dan menunjukkan kinerja yang buruk dalam pekerjaan.
   • Melakukan tindakan yang merugikan perusahaan atau karyawan lain.

Related : Contoh Surat Warning Letter.